5 klíčových faktorů pro volbu CRM systému v ČR

Pomocí tohoto článku zjistíte, zda je lepší pro vaši firmu vybrat cloudové nebo on-premise CRM. Proces trvá 30 minut až 1 hodinu.

1. Požadavky na datovou bezpečnost — jak chránit citlivé informace

Prvním krokem při rozhodování o CRM je posoudit, jaké jsou vaše požadavky na ochranu dat. Cloudová řešení nabízejí snadný start a automatické aktualizace, ale data jsou uložena u dodavatele. On-premise CRM vám dává plnou kontrolu nad daty, což může být důležité pro firmy s velmi citlivými informacemi. V praxi se často stává, že menší firmy preferují cloudové CRM kvůli jednoduchosti správy. Podle České národní banky, která sleduje finanční stabilitu v ČR, je důležité pečlivě zvážit, jaké údaje budete v CRM ukládat a jak je chránit.

2. Velikost firmy a IT tým — jaké jsou vaše možnosti?

Druhým faktorem je velikost vaší firmy a dostupnost interního IT týmu. Firma s vlastním IT oddělením může lépe zvládnout on-premise CRM, protože má kapacitu na jeho správu a údržbu. Malé a střední firmy, které nemají vlastní IT tým, obvykle preferují cloudové CRM, které je snazší nastavit a spravovat. V praxi se ukazuje, že cloudové CRM umožňuje rychlejší implementaci a snížení nákladů na provoz. Pokud máte vlastní IT tým, může být on-premise CRM vhodnější volbou. Jinak je cloudové CRM praktičtější.

3. Rozpočet a náklady — kolik chcete investovat?

Třetím faktorem je rozpočet a náklady. Cloudové CRM obvykle vyžaduje měsíčné poplatky za uživatele, zatímco on-premise CRM si zakoupíte jednorázově, ale nese s sebou náklady na hardware, software, zálohování a IT správu. V praxi se ukazuje, že cloudové CRM může být levnější pro malé a střední firmy, zejména pokud mají omezený rozpočet. Pro firmy s více než 50 uživateli se může on-premise CRM stát ekonomicky výhodnější volbou. V praxi se často stává, že cloudové CRM je pro malé a střední firmy ekonomicky výhodnější, protože eliminuje potřebu velkých jednorázových investic. Pokud máte větší rozpočet, můžete zvážit i on-premise CRM.

4. Flexibilita a škálovatelnost — jak se CRM přizpůsobí vašim potřebám?

Čtvrtým faktorem je flexibilita a škálovatelnost CRM systému. Cloudové CRM běží na serverech dodavatele a nabízí snadnou škálovatelnost, což znamená, že můžete rychle přidat nebo odebrat uživatele podle potřeby. On-premise CRM vyžaduje větší investici do hardware a software, ale dává vám plnou kontrolu nad vlastním systémem. V praxi se často stává, že cloudové CRM je flexibilnější a snadno se přizpůsobí změnám ve firmě. Pokud potřebujete hluboké úpravy a vlastní integrace, může být on-premise CRM vhodnější. V praxi se ukazuje, že cloudové CRM je flexibilnější a snadněji se škáluje, což je důležité pro růstící firmy.

5. GDPR a zásady ochrany dat — jak zajistit soulad s právními požadavky?

Pátým faktorem je soulad s GDPR a dalšími právními požadavky. Cloudové CRM hostované v Česku nebo EU zjednodušuje splnění GDPR, protože data zůstávají v rámci Evropského hospodářského prostoru. U on-premise CRM je na vás, abyste zajistili správné zabezpečení a zálohování dat. V praxi se často stává, že cloudové CRM usnadňuje splnění GDPR, protože dodavatelé obvykle poskytují nástroje a dokumentaci k tomu. Pokud potřebujete kompletní kontrolu nad daty, může být on-premise CRM vhodnější. V praxi se ukazuje, že cloudové CRM usnadňuje splnění GDPR, protože dodavatelé obvykle poskytují nástroje a dokumentaci k tomu.

Jak využít tento seznam a jaké CRM zvolit?

Při výběru CRM systému postupujte podle těchto kroků: Zvažte své požadavky na datovou bezpečnost, velikost firmy a dostupnost IT týmu, rozpočet a náklady, flexibilitu a škálovatelnost, a soulad s GDPR. Pokud máte malou firmu s omezeným rozpočtem a nepotřebujete hluboké úpravy, je nejspíš vhodnější cloudové CRM. Pokud máte vlastní IT tým, pracujete s citlivými daty a potřebujete hluboké úpravy, může být on-premise CRM lepší volbou. Pamatujte, že v praxi se často stává, že cloudové CRM je pro malé a střední firmy praktičtější volbou. Pokud máte větší firmu a potřebujete vysokou míru kontroly, můžete zvážit on-premise CRM.

Nejčastější dotazy

Co je to CRM systém a k čemu slouží?

CRM systém je databáze kontaktů, obchodních příležitostí a komunikace se zákazníky, která drží pohromadě celý obchodní proces. Eviduje firmy, leady, e-maily, telefonáty, nabídky i fakturaci na jednom místě, takže obchodník vidí celou historii bez listování v e-mailech. České B2B firmy ho nejčastěji nasazují kvůli přehledu o pipeline, předávání kontaktů mezi kolegy a reportingu pro vedení. Bez CRM se data rozpadají mezi Excely a schránky jednotlivých lidí.

Jaký je rozdíl mezi cloudovým a on-premise CRM?

Cloudové CRM běží u dodavatele a platíte za uživatele měsíčně, on-premise si instalujete na vlastní server a platíte licenci plus provoz. Cloud znamená rychlý start, automatické aktualizace a dostupnost odkudkoli, ale data leží u poskytovatele. On-premise dává plnou kontrolu nad daty a snadnější úpravy na míru, ale nese náklady na hardware, zálohování, bezpečnost a IT správu. Rozhoduje objem dat, citlivost informací a velikost interního IT týmu.

Kolik stojí CRM systémy v cloudu pro českou firmu?

Cloudové CRM v ČR začíná kolem 300 až 600 Kč za uživatele měsíčně u menších nástrojů, u rozšířených platforem se cena pohybuje mezi 1 500 a 3 000 Kč za uživatele měsíčně. K tomu se připočítá implementace, obvykle 20 000 až 150 000 Kč podle rozsahu přizpůsobení, a případné integrace na účetnictví či e-shop. On-premise licence bývá jednorázově vyšší, ale odpadá měsíční poplatek za uživatele. U 15 obchodníků se roční rozdíl snadno vyšplhá na statisíce.

Pro další informace o CRM systémech a jejich výběru si můžete přečíst [Co je CRM systém a proč ho malá B2B firma potřebuje] a [Přehled CRM systémů: jak se v nabídce na českém trhu neztratit].